情報共有に必要不可欠なツール「slack」の運用方法と活用事例大公開!

情報共有に必要不可欠なツール「slack」の運用方法と活用事例大公開!

仕事

slack便利よねー。もっと早くから使っていればよかった。

突然ですが、「slack」使ってますか?一言で言うと、「ビジネスチャットツール」と呼ばれる情報伝達・情報共有ツール。PC、スマートフォン、タブレットで使用できるアプリケーションです。因みにビジネスチャットツール業界では世界シェアNo.1のサービス。

Slack は、チームとコミュニケーションを図るための新しい手段です。メールよりも速く、整理され、安全な方法で実現できます。
slack.com

会社で使っていますが、情報伝達・情報共有する上でとても便利なツールだと思っています。正確に数字化できてはいませんが業務効率も上がっていると感じ、もうなくてはならない必要不可欠な存在になりました。
使用するきっかけとなったのが、コロナ禍です。在宅勤務も増えて、リアルでのコミュニケーションが減ってしまったので、新しい情報伝達・情報共有手段が必要になった際に利用することに。また、こういったITツールは今後も数多く出てくるはずです。ITに馴染みのない社員も多い中で、比較的利用しやすく、慣れるという意味でもちょうどいいツールが「slack」だと思います。他にも、以前から情報伝達の効率化をしたかった背景もあり、社内で自然と使われるようになりました。しかも、基本的に無料で使える(有料で使えるようになる機能もあります)のでコストもかかりません。

今回は「slack」について、自分たちが使っている活用事例と具体的な運用方法としてまとめていきます。

仕事の効率化、情報伝達・情報共有の改善に必ず役立つツールです。利用しなきゃ損ですよ!

こんな人におすすめ

  • slackって何か分からない、聞いたことあるけど何ができるの?
  • チャットツールはいろいろあるけどどれを使おうか悩んでいる
  • 情報伝達漏れでの仕事のミスを改善したい
  • 在宅勤務、リモートワークが増えてコミュニケーションがとりにくい
  • 情報共有・情報伝達が最も重要な仕事の一つである管理職

※以下画像は基本的にスマホでのスクリーンショットになります。

slack運用方法

まず、運用方法について。slackを使う際に気を付ける事やルールとして決めていることもまとめてみました。
因みに、会社で利用しているワークスペースははすべて無料版です。

1.チャンネルは作りすぎない

slackはワークスペースという箱の中で決まったテーマのチャンネルを複数設けて、その中でチャットするというのが一般的な使われ方だと思います。

上記画像であれば、セナポンのワークスペースを作り、その中の「#ミーティング」というチャンネルで右画像のようなチャットでのやり取りができるという形。非常にシンプルな構造です。
ただ気を付けたいのが、こちらのチャンネルを作りすぎないという事。左画像のようにチャンネル一覧にチャンネルのタイトルが並ぶわけですが、このチャンネルが乱立してしまうとチャンネル探すのにも一苦労です。検索もできますが、利用したいチャンネルに入るために1アクション必要となり利便性が悪くなります。
できるだけ、チャンネル数は細かすぎるテーマ分けはせずに、必要最小限の数での運用が良いと思います。

2.読んだらリアクションする

slackはLINEとは違い、既読が自動で付きません。メールでもそうですが、発信者は相手が読んでくれたかどうか気になるものです。slackの場合はメールよりも優れている点として、リアクション機能があります。

投稿に対して絵文字を付与することができます。何かリアクションの絵文字があれば「読んだよ!」という意思表示になります。チャットでの会話があればいちいちリアクションする必要ないと思いますが、指示命令で終わっている場合、会話が終了する場合は、私はなるべくリアクションするようにしています。
リアクションする絵文字は豊富なので何でもいいと思いますが、最低限相手が誤解を招くような絵文字だけは避けたほうが良いですね。

3.重要な部分を省かない、でも簡潔に

チャットツールという性質上、長文にならないよう簡潔に文章を書かないといけません。でも簡潔にしすぎて重要な部分を省いてしまうと間違って捉えられるかも。この辺はバランスをとる必要があります。

(日本語意味不明とか書いてあって笑いました。自分の文章なんですけどね笑。)
長くてもスマホページ1ページ分で収まるくらいが良いと思います。もちろん、それ以上長文でも伝わるのであれば問題なしです。また、文章でうまく説明できないようなら参考資料を画像で添付するか、slackは諦めて口頭で情報伝達するかしたほうが良いです。あくまでもslackは一つのコミュニケーション手段でしかないので、伝えるために、伝わるようにするという本質的な目的を達成するには別の手段を使用しても全く問題ないです。

4.スレッドに返信する際は○○(チャンネル名)にも投稿にチェック

チャンネル内の投稿に対して返信をする場合の注意点として「○○(チャンネル名)にも投稿」にチェックを入れることを忘れないようにしないといけません。
投稿された内容を長押しするとメニューが出ます。このメニューに「スレッドで返信する」があります。これをタップすると、投稿に対して直接返信することができます。チャンネル内の一つの投稿がさらにチャンネルのようになる(スレッド化する)仕組みです。会話が整理されて見やすくなります。


しかし、「○○(チャンネル名)にも投稿」にチェック入れずにスレッドに返信すると、チャンネルに返信の内容が投稿されないので見落とされる可能性もあります。画像では「#ミーティング」チャンネルに入っているので、「#ミーティングにも投稿する」と書いてあります。基本的に「○○(チャンネル名)にも投稿」にはチェックを入れるルールにし、読み手が見落とさないようにしています。

5.プライベートチャンネルをうまく活用

slackではワークスペースを利用したい人、利用してほしい人を管理者が招待し、ワークスペース内に招待した人のアカウントが作成されます。基本的に誰でもチャンネルを作ることもできますし好きに投稿もできます。ただ、限定された人しか利用できないチャンネルも欲しい時があるはず。そんな時はプライベートチャンネルを活用します。

プライベートチャンネルの作り方は以下の通り。

簡単です。これで招待メンバーのみが閲覧、投稿できるプライベートチャンネルの完成です。チャンネル一覧のチャンネル名左のマークが通常は「#」ですが、プライベートチャンネルは「南京錠マーク」になります。因みに、通常のチャンネルでも参加メンバーは選ぶことができますが、誰でも閲覧は可能なので閲覧制限掛けたい内容であればプライベートチャンネルにしましょう。注意点は、プライベートチャンネル作成後は通常のチャンネルへの変更はできない事です。そこまで大きな問題ではなさそうですが。

slack活用事例

ここまでslackの運用方法とルールをまとめてきました。ここからは実際どんなワークスペースを作って活用しているか?についてです。私は仕事で3つのワークスペースを活用しているので、これらを事例として紹介します。

1.製造部門内(工場)で活用

一番最初にslackを使い始めたのが会社の部門内でのコミュニケーションのためです。
目的別でチャンネルを複数使い分けています。ほとんどが仕事の連絡になります。予定変更や、特定の案件で注意すべき点を共有したり。チャンネル以外にもDMで直接個人のやり取りもします。メールより使い勝手が良いです。
印刷工場は2階と1階に分かれていたり、1階も面積が広いのでわざわざ行ったり来たりする手間がこれで省けているので助かっています。急ぎの場合は直接口頭で情報伝達・情報共有しますが、急ぎでない場合はslackで。直接話すことと違い、手を止めさせることもないので、生産効率も落ちず、ミスロスも発生しづらくなると思っています。記録に残るので後から見返すことができるのも工場の人間にとっては嬉しいです。
お客様からのお褒めの言葉のような良い話も製造部内みんなで共有してモチベーションアップに繋がります。
また、管理職の私としては、1度の投稿で同じ情報を複数人に共有できるのが最大のメリットだと感じています。伝言ゲームのような情報の変換もないので、発信による情報の差異が最小限で済みます。私はこれでかなり時短できて仕事が効率化したと感じています。管理職ほど重宝するのが「slack」です。


因みに、ちょっとしたテクニックですが、チャンネル名に番号を振ると思った通りの順番にチャンネルを並べることができます。基本的にあいうえお順なので、ナンバリングしてよく使うチャンネルが上に来るようにするのがおすすめです。

2.会社全体で活用

会社全体でもslackの活用をしています。会社全体となるとチャンネル数も多くなりそうですが、うまい事制限しています。上に書いたように部門ごとにワークスペースを運用して部門の事は部門ワークスペースでやり取りするのが良さそうです。
じゃあ会社全体ではどのように使っているかというと、全社的な連絡事項や、部門間とのコミュニケーションです。特に部門間コミュニケーションで会社全体のワークスペースは重宝されています。

今までは「口頭」「メール」「メモ」「LINE」など様々な方法で情報伝達されてきました。まだ複数の方法が併用されてはいますが、slackを活用し始めたことによって、slackにできるだけ統一する動きがあり、今までよりもスムーズに情報伝達・情報共有ができるようになりました。いろんなツールを使用しているとアプリケーションを開いて閉じてが面倒なので使用ツールはできるだけ最小限に留めるべきです。
PDFやoffice系のデータも添付して送ることができますから、とにかく便利です。今までは生産管理の次長が夜に紙ベースで予定表を1階から3階まで各部門に配り歩いていたのが、今はPDFをslackで共有するだけで済んでいるので、これだけでも生産管理次長の負担軽減し効率化になっています。
冒頭でも書いた通り、弊社はコロナ禍でリモートワークを推し進めており、社内にいない社員も含めて会社全体の情報共有をする手段としてslackは最適だと思っています。



3.プロジェクトで活用

私がプロジェクトで活用していると言えば、運用方法を紹介する際にスクリーンショットを掲載しましたが、まさにこのセナポンでもslackを使って情報伝達・情報共有しています。
プロジェクトでもチャンネルは複数使いたいはずなので、全社slackでチャンネルを乱立させて使用しづらくするよりは別のワークスペースを設けたほうが良いと思っています。
セナポンでのslackの活用は様々です。例えば、ミーティング時間の調整のためのチャンネル「#ミーティング」。いろんなことを話す「#general」でミーティングの話をすると他の話で流れやすく、「後でミーティングいつだっけ?」「今回の議題なんだっけ?」と確認しづらくなりますから、チャンネルはやっぱり分けたほうが良いです。
増えすぎて使わなくなったチャンネルに関しては、アーカイブ機能を使用しています。アーカイブするとチャンネル一覧からチャンネルはなくなりますが、もし後でまた必要になったり見返したくなったらいつでも復元できます。セナポンで「年賀状を作る」「年賀状用の動画を作る」といった細かいプロジェクトがこの数カ月でもありましたが、それらの連絡で使用していたチャンネルはプロジェクトが終わった後はアーカイブして一覧からは見えないようにしてあります。
不要になったチャンネルはどんどんアーカイブしていきましょう。


まとめ

今回は、slackを実際に使用してみて実践している運用方法と活用事例を紹介してきました。とても便利なツールですが、基本的にテキスト情報なので使い方を誤ると逆に情報伝達が上手くできずに誤解を招いたり、仕事上でミスに繋がるかもしれません。今回紹介した運用方法や事例が絶対的に正しいという事は無いので、使用する人の環境に適した活用方法を模索してもらえればと思っています。その際にこの記事が参考になれば幸いです。

slackは馴染みが無く、利用を敬遠している人もいるかもしれません。私の会社ではITがあまり得意ではない年配の方でも使ってもらっているので、まずやってみるというのが良いと思います。スマホを利用している人がほとんどなので、使っているうちに皆さん慣れます。

使い方次第で情報伝達・情報共有が今まで以上にうまくいき、仕事の効率化も実現できるツールなので使ってみてはいかがでしょうか?
まだ使用して数カ月なので、私たちももっとうまく情報伝達・情報共有できる運用方法、活用方法を模索していきます。